Workshop – vilka bjuder vi in?

Workshop – vilka bjuder vi in?

Förr eller senare stöter organisationer, projekt eller andra arbetsgrupper på utmaningar och problem som behöver hanteras. Det leder ofta till att det är samma personer som arbetar för att hitta en lösning. Dessvärre finns det då en ofrivillig vana att hamna i samma hjulspår. Det kan därför vara bra att ta tillvara på den kollektiva intelligensen i gruppen.

En metod som visat sig vara effektiv är att samla personer i en workshop.

Workshop är en metod som används i flera olika sammanhang med ett gemensamt mål – att öka interaktionen och närvaron hos deltagarna, där det finns ett tydligt syfte utan några givna svar. En workshop är en interaktiv mötesmetod som tillåter diskussion med utrymme för ifrågasättande. För att skapa en bra dynamik i gruppen behöver man se över vilka man ska bjuda in för att sedan anpassa situationen efter deltagarna. Det kräver inte bara olika kompetenser utan även en spridning av ålder, kön och mångfald.

 

Så vilka bjuder vi in?

Är det ledningen, andra personer inom projektet eller personer ur målgruppen? En workshop är ett tillfälle att inkludera flera personer som ligger utanför den egna organisationen. Det kan vara personer som besitter en viss kompetens eller kunskap inom ett specifikt områden. Till exempel någon som är grym på IT, riktigt vass på digitala medier eller någon som tillhör målgruppen. Genom att inkludera personer från hela ”näringskedjan” av projektet ökar förutsättningarna för ett bredare perspektiv och möjligheterna till ett mer innovativt tänkande. Inför vissa workshops är syftet däremot att samla en befintlig grupp för att belysa en frågeställning, vilket gör det oväsentligt att inkludera andra aktörer. Oavsett är det viktigt att se över hur stor gruppen är för att sedan anpassa övningarna så att alla har möjlighet att komma till tals.

När vi på Attityd arbetar med workshops gör vi strategiska indelningar av en större grupp och tar hänsyn till bland annat hur länge personerna arbetat tillsammans, vilka erfarenheter de har och egenskaper så som ålder. Detta i syfte att låta personer med mindre erfarenhet inom ett område möta personer med mer erfarenheter och kunskaper, samt för att få en spridning mellan ålder, kön och mångfald.

 

Vad gör man av resultatet?

Den information man tillhandahåller genom att inkludera flera aktörer från ett projekt är oftast värd guld. Den kollektiva intelligensen som finns i en grupp och som utvinns under en workshop får inte gå till spillo genom att inte implementera och arbeta vidare med informationen. Det är därför viktigt att från början sätta upp en plan för hur resultatet ska tas tillvara på. Vad händer när workshopen är klar? Vem är mottagare, vilka är målgruppen, hur kan resultatet spridas, i vilka situationer kommer workshopresultatet att leva vidare? Det är viktigt att arbeta vidare med resultatet och inte låta värdefulla insikter gå förlorad. Som konsulter ser vi till att paketera resultatet på ett användbart sätt och att tillsammans med beställaren diskutera åtgärder utifrån resultatet 

 

Användardriven utveckling – för innovativt tänkande

Användardriven utveckling – för innovativt tänkande

Användardriven utveckling är en metod där vi fokuserar på de som vet bäst – användarna. I denna metod sätter vi de som använder sig utav dina tjänster eller produkter i fokus för att utveckla din verksamheten.

Användardriven utveckling för innovativa lösningar

Genom att tidigt involvera användare i utvecklingsprocessen ökar möjligheterna för bättre resultat och mer innovativa lösningar. Användaren kan involveras på flera olika sätt vid produkt- och tjänsteutveckling, till exempel genom observationer, intervjuer och enkäter. Observationer och intervjuer ger en mer djupgående förståelse för beteenden och attityder, medan enkäter fångar upp kvalitativa världen. På så sätt får man användarens perspektiv som underlag för vidare beslutsfattande. Men det finns också ett värde i att genomföra fokusgrupper där användarna står i centrum och för resonemang med varandra. Med anledning av Corona kanske det just nu inte är aktuellt med fysiska möten, men workshops och fokusgrupper kan mycket väl genomföras digitalt.

Workshops och fokusgrupper med hjälp av digitala verktyg

Användardriven utveckling i form av workshops eller fokusgrupper är ett bra komplement till exempelvis en enkät där man låter användaren tillsammans resonera och diskutera kring problemet. Det är vanligt att man genomför dessa metoder i ett fysiskt rum, men i dag sätts våra digitala kunskaper på sin spets. Kanske upplever du det som en omöjlig uppgift att samordna flera personer i samma gruppchatt där de sociala signalerna i form av bland annat kroppsspråk är svårt att avläsa? Jag tror vi alla har varit med om att man i en större utsträckning pratar i mun på varandra och upplever det som svårt att föra diskussioner när man inte träffas i en fysisk miljö. Vi har genomfört flera digitala workshops med användarna i fokus under den senaste tiden med både större och mindre grupper. Genom att ta lärdom från våra misstag och ta del av andras tips och trix har vi kunnat utveckla vårt arbete och därmed underlätta för våra deltagare. Nedan delar vi med oss av våra bästa tips för att underlätta användardriven utveckling genom digitala workshops eller fokusgrupper.

Tips inför digitala workshops och fokusgrupper för användardriven utveckling: 

  1. Se till att inte vara för många. Grupper på 3-4 personer är lagom. 
  2. Använd digitala dokument som alla kan ta del av och skriva i. Här fungerar Google Docs eller Google Presentations utmärkt.
  3. I plattformen Zoom kan man på ett enkelt sätt dela in större grupp i flera mindre grupper. På så vis kan varje enskild grupp föra resonemang på separata håll.  
  4. Bygg in så att alla kan komma till tals. För oss är den demokratiska processen viktig och att alla ska få chansen att tänka själv – alla ska resonera själva för att sedan bidra till den gemensamma bilden. 

Vi är helt övertygade om att Corona kommer ha en positiv effekt på våra framtida möten och resande. Vi ser fram emot smarta val kring när vi väljer digitala eller fysiska möten.

Observation som metod – ”Den enda rättvisa och riktiga metoden menar vissa, en kanonbra kombo tillsammans med annan metod, menar andra”

Observation som metod – ”Den enda rättvisa och riktiga metoden menar vissa, en kanonbra kombo tillsammans med annan metod, menar andra”

Attityds projektledare, följeforskare och grundare Carin Grääs har fått svara på frågor kring hur hon ser på observation som metod. 

Hur har du arbetat med observationer som metod i dina projekt? 

Jag har främst arbetat med observationer i följeforskningsprojekt och då främst för att belysa jämställdhetsfrågor och synliggöra ett beteende, mönster eller reaktion. Det kan till exempel vara i större möten att man ser en person som driver mötet framåt, hur fördelning är mellan män och kvinnor i ett mötesrum, vilka som tar initiativ, vilka som blir lyssnade på och så vidare. Både utifrån kön men också utifrån roll. Det finns otroligt mycket man kan observera. 

Vilka fördelar ser du med den metoden? 

Det är en metod som kompletterar intervjuer och enkäter på ett bra sätt. Metoden blir mer användbar i de fall där man inte behöver eller vill vara beroende av att respondenten ska komma ihåg eller ge ett politiskt korrekt svar. I vissa frågeställningar vill vi alla omedvetet framställa oss själv på ett bättre sätt och då är observation som metod bra. Det blir ärligt. 

Vilka utmaningar har du stött på? 

Det kan vara en utmaning att frångå strukturen som man gärna vill hålla sig till.  Samtidigt vill man vara flexibel och öppen i det fall det dyker upp något man inte tänkt på innan. En annan utmaning kan vara, i de fall man är fler personer som observerar, att ha en dialog mellan sig. Det är så lätt hänt att man tolkar på olika sätt. I de fall vi gjort mer systematiska observationer har vi därför gjort en testobservation innan så att observatörerna kan prata ihop sig och få samma bild av det man ska observera.  

Finns det några nackdelar med observation som metod?  

Integritetsfrågan, helt klart. Att meddela på vilket sätt de observerade blir ”granskade”. Det kan vara svårt att få till utan att det röjer metodens validitet. 

En annan nackdel med metoden är att man inte får svar på frågan ”varför”, vilket man ofta vill. Att en person gör en viss sak, eller visar ett visst beteende kan observerats, men man får ingen förståelse eller förklaring till varför en person eller grupp beter sig på ett visst sätt. Då är det bra att komplettera med efterföljande intervjuer.   

Är observation en metod som tilltalar dig? I så fall på vilket sätt? 

Ja, jag tycker det är jätteintressant. Människan vill ju omedvetet framställa sig på bästa sätt och visa på att man gör rätt och riktigt. Därför är observation som metod ett bra komplement och bra diskussionsunderlag. Ofta är kombinationen av att observera och intervjua efter observationen det allra bästa för resultatet och analysen.  

Har du några tips att delge inför en observationsstudie för att få ut det mesta möjliga av observationen? Vad är bra att tänka på eller förbereda sig på? 

Att både tänka igenom strukturen och systematiken men att också hela tiden vara öppen för att det dyker upp oväntade saker, för det gör det. Kommunikation mellan observatörer sinsemellan är också viktig. Men även kommunikationen med uppdragsgivaren. Att hålla en tydlig dialog med denne och stämma av de justeringar man gör allt eftersom. 

 

Läs om flera metoder i utkastet av boken ”Marknadsundersökning – en handbok”.

Snabbspola tillit i styrgruppen

Snabbspola tillit i styrgruppen

Vi har haft förmånen att vara följeforskare i en rad olika projekt under ett antal år och glädjande nog kan vi konstatera att styrgruppen har fått en mer framträdande roll de senaste åren. Det tror vi på Attityd har en stor betydelse för framgångsrika projekt! Läs om vad en styrgrupp är och gör samt vikten av att snabbspola tillit.

Vad är en styrgrupp?

Grundläggande kan man säga att Styrgruppen ansvarar för att projektet har de bästa förutsättningarna för att lyckas och genomföras på ett tillfredsställande sätt. Detta innebär att Styrgruppen inte bara ska ses som goda stöttepelare till projektledare och projektgrupp utan aktivt delta och arbeta för ett lyckat projekt. Många jämför ett projekts styrgrupp med ett företags styrelse. Likt en styrelse är styrgruppen inte passiv utan aktiv och fattar långsiktigt viktiga beslut för projektet, men lägger sig inte i det operativa – det ska lämnas åt projektgruppen.

Vad gör en styrgrupp?

Styrgruppen är en viktig del i styrningen av ett projekt och ska ses som ett stöd till projektledaren och bör syfta till att säkerställa att projektets aktiviteter leder mot målen till fastställd budget. Styrgruppen bör även vara finansiärens primära källa för att hålla sig underrättad om projektets framdrift och vid behov agera för att nå de uppsatta målen. Vanliga ansvarsområden för en styrgrupp är att:​

  • Följa upp projektets resultat​
  • Agera ambassadörer för projektet​ och förankra projektet hos olika intressenter​
  • Arbeta för projektets bästa (inte för sin egen avdelning/verksamhet) ​
  • Underlätta för projektet – eliminerar hinder​
  • Stötta projektledaren och beställaren​
  • Göra beställaren/finansiären uppmärksam på eventuella bristfälliga beslutsunderlag​
  • Omvärldsbevaka i organisationen för andra projekt eller satsningar vilka kan ha beröringspunkter till projektet.

Att snabbspola tillit

Men hur skapar man förutsättningar för en styrgrupp till att kunna och vilja leva upp till förväntningarna, och att de ska bli en viktig part i projektet – att projektet möjliggör en transparent och inkluderande organisation där samtliga inblandade parter upplevs, och de facto, är en del av projektet. Det som Carin Grääs, delägare i Attityd i Karlstad, menar är det mest grundläggande för fungerande styrning är att det är högt i tak och att ta tid till att lära känna varandra – både inom styrgruppen och mellan styrgrupp och projektgrupp. På något sätt måste man finna vägar till att snabbspola tilliten.

”Det är viktigt att man lägger tid på att lära känna varandra i styrgruppen, för det tar tid innan man lär känna varandra. Man måste bygga för att skapa tillit i gruppen, för att få det öppna och transparenta klimatet. Alla ska känna sig fria att kunna prata om de problem och utmaningar som finns för att därigenom skapa förutsättningar för att kunna fatta beslut. Man ska inte låtsas att det är bättre än vad det är. Man måste ha frihet att kunna säga ”Det här går inte alls som vi har tänkt oss” så att det finns möjlighet att styra om och ta hjälp. Projektledaren ska inte behöva känna att de ska lösa allting själva, det ska finnas ett klimat, ett tillåtande klimat att ta upp problem och misslyckanden, så att man har ett lärande i projektet.”

Det informella måste få ta plats

På ett sätt är det viktigaste tipset att hitta vägar till att snabbspola tilliten mellan individerna som är i projektet. Att träffas rent jobbmässigt är bra, men fikarasterna däremellan tillför otroligt mycket. Att ha möten lunch-till-lunch där man planerar in tid till andra aktiviteter, utanför arbetsuppgifterna tillför mer än man tror till om samarbetet och projektet blir lyckat eller inte. När man förstår vikten av det informella kommer positiva spill-off-effekter där man har mycket att vinna – det informella måste få ta plats. Carin Grääs på Attityd i Karlstad, som har lång erfarenhet i det värmländska projektlandskapet ser en positiv förändring där många fler projekt använder sig av alla parters kompetenser, även den som finns i styrgruppen.

”Det är det jag tycker att de gör så bra i t.ex. STIVI [Steg för innovation i värmländsk industri] som Stål&Verkstad driver, de har några dagar om året som de kallar styrelsedagar, då de åker på studiebesök till olika kommuner och träffar deras tjänstemän och politiska företrädare. Tillsammans åker de ut och besöker ett eller två lokala företag. På så vis får styrelsen direktkontakt med målgruppen och det blir också ett sätt att sätta politiskt fokus på branschen, i detta fall tillverkande industri. Klustret får insikt i vilka frågor som är viktiga för företagen och samtidigt så lyfts det företaget upp för kommuntjänstemän och politiker. I STIVI är styrgruppen också klustrets styrelse, men det är inte helt ovanligt att styrelsen utgör styrgrupp för ett projekt. Om inte annat kan andra styrgrupper dra lärdom av det arbetssättet.”

Effektiv utveckling med Attityd

Effektiv utveckling med Attityd

Idéverkstad är metoden då vi vill att du är med och tänker högt! Denna nya och samskapande metod är har som syfte att få input från användare för att identifiera problem inom ett specifikt område. Tidigare undersökningsmetoder såsom enkäter och intervjuer fungerar inte för den här typen av frågeställningar.

Vad är idéverkstad?

En idéverkstad är ett koncept som Attityd använder då vi önskar få fram såväl utmaningar som innovativa lösningar på redan identifierade utmaningar. Idéverkstad är ett tidsbegränsat forum där särskilt utvalda företrädare från branschen rekryteras och träffas vid tre tillfällen för att med tillgängliga data som utgångspunkt, ta fram och konkretisera potentiella innovativa lösningar på utmaningar som finns kopplat till aktuell frågeställning.

Vem eller vilka är rätt personer att delta i en idéverkstad?

Du vet att du vill utveckla dig och din verksamhet, men du vet inte vad eller hur. Tänk dig att du har behov av att få in idéer inom ett specifikt område för att kunna utveckla din verksamhet. Du behöver få andras input, inte bara idéer från dig och dina kollegor. Frågan är vem eller vilka som är bäst lämpade att identifiera problem, generera idéer och utveckla dessa idéer till ett färdigt koncept. Vår erfarenhet är att få till en mix av deltagare där några har en koppling till branschen eller frågeställningen, t ex arbetar i branschen. Några är bärare av ett problem, t ex i rollen som kund eller brukare. Några är riktigt kreativa och visionära. Då får vi en härlig mix till vår Idéverkstad! En lagom stor grupp består av 5–7 personer.

Tredelad metod:

Idéverkstad består av tre workshops. Varje workshop är cirka 3 h lång och har ett givet tema:

  • Probleminventering
  • Idégenerering
  • Konceptualisering

Metoden administreras och faciliteras av oss på Attityd. Valet av plats för respektive workshop väljs med omsorg. Platsen kan förstärka processen t ex genom att symbolisera en utveckling över tid eller bidra med attribut som stödjer respektive workshop.

Utöver de tre stegen tillkommer ett presentationstillfälle där de framtagna idéerna presenteras för andra intressenter. För att delta i idéverkstad förbinder sig deltagaren att närvara vid samtliga tre tillfällen.

Målet med idéverkstad

Målet med Idéverkstad är att i slutändan presentera ett antal idéer som antingen är:

  1. Realistiska att genomföras omgående
  2. Realistiska att genomföras inom en snar framtid
  3. Visionära

Idéerna konceptualiseras för att någon ska kunna ta vid och göra verklighet av idén!