Carin sammanfattar Projektdagen 2023

Attitydbloggen

Vad har sagan om Askungen att göra med att arbeta i projekt? Projektdagen som Region Värmland anordnade i maj på Nöjesfabriken inleddes med The Cinderella game! Vi fick två och två berätta historien om Askungen tillsammans, men fick bara säga ett ord i taget. Efter 5 minuter fick vi reflektera över att övningen synliggjorde det ömsesidiga beroendet som vi har mellan oss för att lyckas tillsammans med en uppgift.

Psykologisk trygghet

För att lyckas tillsammans i ett projekt pratade Tomas Gustavsson, forskare vid Karlstads universitet, om vikten av psykologisk trygghet i projektgruppen. Psykologisk trygghet i en grupp kännetecknas av att gruppmedlemmarna erkänner sina misstag istället för att gruppens medlemmar döljer sina misstag. Att en grupp känner psykologisk trygghet leder till ett bättre lärande genom att feedback efterfrågas, gruppen diskuterar fel, samt tar in information från kunder och andra intressenter. Arbetssättet leder till effektivare team. Beteenden som Tomas Gustavsson tog upp som uppmuntrar till att öka den psykologiska tryggheten är när gruppmedlemmarna:

  • Gör sig tillgängliga för varandra
  • Öppet erkänner sina fel
  • Ber om input från varandra
  • Har följande attityden ”Lär och gå vidare” vid misstag
  • Tyglar de högljudda, lyfter de tysta

Det jag tar med mig från föredraget är vikten av tillit i gruppen, där gruppens medlemmar känner att övriga kommunicerar och agerar utifrån goda avsikter. Hos oss på Attityd har vi ett pågående värdegrundsarbete som vi kallar LUTA – Lärande, Utveckling, Trygghet och Avtryck. Mycket av det som Tomas Gustavsson pratade om när det gäller psykologisk trygghet är frågor som vi har diskuterat hos oss, till exempel vilka våra förväntningar är på roller och hur vi stöttar varandra i gruppen.

Att tydliggöra mål och kommunikation

En viktig del i projektarbetet är kommunikation, något som kommunikationskonsulten Maria Sterner fördjupade. Hon menar att kommunikation är grunden för all utveckling och att det är viktigt att tydliggöra såväl mål som kommunikationsansvar för att lyckas i sitt utvecklingsarbete. Till exempel pratade Maria Sterner om att tydliggöra två olika mål i projekt:

  • Effektmål som är ungefär som syftet med projektet – vad projektet vill uppnå.
  • Projektmål som skapar förutsättningar för att nå effektmålet

Ofta blandas målen ihop och en tänker att projektmålet egentligen är ett effektmål. Till exempel håller vi på Attityd på att införa ett nytt system för tid, resursplanering och affärsmöjligheter. Jag har tänkt att syftet med projektet är att få tydligare och mindre administration, medan med Maria Sterners uppdelning är projektets mål att införa det nya verksamhetssystemet, medan effektmålet är en tydligare administration som tar mindre tid och är enklare. Min generella reflektion utifrån Maria Sterners föredrag är att när det gäller kunduppdrag är vi på Attityd mycket mer tydliga i syfte, mål och kommunikation, medan i våra interna utvecklingsprojekt är vi inte det. Det kanske är med oss som med skomakarens barn som går i de sämsta skorna, men att lägga lite tid på att tänka igenom våra interna projekt på samma sätt som externa kunduppdrag tror jag skulle hjälpa oss.

Till sist vill jag skicka med en fråga till dig, hur kommunicerar ni i era interna projekt?