Steg för en kommunikativ organisation
För att ha ett utbyte av tankar, åsikter och information krävs det att vi kommunicerar på ett eller annat vis. Det kan ske i skrift, tal, med kroppen eller via tecken. Traditionellt sett ses kommunikation vara information en avsändare skickar till en mottagare, som i sin tur bearbetar och ger någon form av respons.
Alltså, för att kommunikation ska kategoriseras som kommunikation ska den som får informationen reagera på något sätt, ge någon form av respons.
Kommunikation som kollektiv process
Kommunikation är dock ett komplext område, och kan sällan förenklas till information som överförs från en punkt till en annan. Ett mer fördjupat sätt att se på kommunikation är att det är en kollektiv process som handlar om att skapa mening.
Så funkar det ofta i en organisation. För att kommunikation ska fungera krävs det att man tillsammans skapar mening. Meningsskapande sker hela tiden inom organisationen. Mellan medarbetare, inom och mellan ledning och medarbetare, och med andra utanför organisationen. Hur kommunikationen fungerar är av stor betydelse för hur en organisation förstås och uppfattas, både internt och externt.
I en organisation är det viktigt att kommunikation används för att skapa en gemensam förståelse och kräver breda färdigheter att lyssna, observera, tala, fråga, analysera och utvärdera. Utan kommunikation är det inte möjligt att samarbeta och samverka.
Kommunikation främjar organisatorisk hållbarhet
En god kommunikation är av betydelse för en kommunikativ organisation. Man kan säga att det är i kommunikationen mellan medarbetare, kunder och andra intressenter som värde skapas. Men det här med kommunikation är inte alltid mätbart, och effekterna av en god kommunikation är sällan direkta och snabba.
Precis som med andra icke-monetära påverkansfaktorer kan det vara svårt att påvisa värdet av kommunikation som en viktig faktor i byggandet av en kultur. Det gäller att i en organisation skapa en kultur där det är intressant och kul att interagera. Då är det enkelt att samarbeta och samverka.
I en kommunikativ organisation behöver behov lyssnas in och förstås, som sedan organisationen svarar mot – för att bidra till en långsiktig, organisatorisk hållbarhet.
Ur detta perspektiv, att kommunikation skapar mening, visas vikten av att strategiskt jobba för en god kommunikation. Det främjar i sin tur organisationens hållbarhet.
En kommunikativ organisation
”En kommunikativ organisation har ständigt kommunikation på agendan. Det finns i organisationen en utbredd förståelse för att kommunikation är en förutsättning för en organisations existens, måluppfyllelse och framgång.”
Så definierar forskningsprojektet ”Kommunikativa organisationer” vad en kommunikativ organisation är. Vidare menar de att:
”Ett genomtänkt och välfungerande kommunikationssystem är grundläggande. I den kommunikativa organisationen värdesätts olika röster och det existerar ett aktivt lyssnande för att organisationen ska kunna utvecklas, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialogen värdesätts som ett medel för att uppnå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Organisationskulturen ligger i linje med organisationens verksamhetsmål och är ett stöd för medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och driver utvecklingen av organisationens kommunikation.”
Av en organisation krävs det alltså att organisationen har en kultur och ett system som vågar uttrycka, som lyssnar, som anpassar och som strävar efter förståelse och utveckling.
7 steg för den kommunikativa organisationen
Det finns flera sätt för organisationer att förbättra sin kommunikation. I rapporten ”Den kommunikativa organisationen” som är framtagen i forskningsprojektet ”Kommunikativa organisationer” vid Lunds universitet och utgiven av Sveriges kommunikatörer har sju steg mot en kommunikativ organisation identifierats. Man kan kalla det sju steg mot ett önskat läge.
- Utveckla synen på kommunikation.
- Ompröva värdeskapande, mål och mätning.
- Reflektera över kommunikatörers kompetens, placering och uppdrag.
- Skapa ett öppet kommunikationsklimat som skapar tillit.
- Sätt ledningens kommunikation på kartan.
- Hjälp chefer i deras roll som meningsskapare – skapa en modernare intern kommunikation.
- Stötta medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag.
Var ska en börja?
Ja, var ska en börja? Vad ska en hugga tag i först?
Ett bra sätt att påbörja resan mot det önskade läget är att skapa en nulägesbild. Nulägesbilden blir er utgångspunkt för att utstaka vägen framåt, och hjälper er att bedöma om en förbättring sker. Genom att börja mäta organisationens kommunikationsmognad får ni ett bra utgångsläge.
Men, vad är kommunikationsmognad?
Kommunikationsmognad är ett komplext begrepp som innefattar en bredd av frågeställningar. Det handlar till exempel om hur kommunikationsarbetet är organiserat, vilken kommunikativ kompetens som finns hos nyckelpersoner och andra i organisationen, vilken förståelse och öppenhet som finns kring kommunikation samt dess funktion och värde för organisationen.
Det handlar om att bland annat mäta:
- i vilken utsträckning medarbetarna tar sitt kommunikativa ansvar
- huruvida ledarskapet i en organisation förstår kommunikation och kan omsätta denna förståelse i praktiken
- hur pass involverad eller isolerad kommunikationsavdelningen är med den övriga verksamheten
Mät kommunikationsmognad med Attityd & KIX
Så om ni vill gå mot en mer kommunikativ organisation är vårt tips att starta med en mätning av er kommunikationsmognad. Resultatet från mätningen ger er svar på vilka områden som er organisation är stark respektive svag på, och ger en bra start till ert arbete. Vi på Attityd använder det forskningsbaserade mätverktyget KIX, framtaget av forskare på Mittuniversitetet. KIX står för Kommunikationsindex och ger ett totalindex för er organisations mognadsgrad samtidigt som det påvisar områden där organisationen är stark och där det finns utvecklingspotential. Läs mer om KIX här.