Snabbspola tillit i styrgruppen
Vi har haft förmånen att vara följeforskare i en rad olika projekt under ett antal år och glädjande nog kan vi konstatera att styrgruppen har fått en mer framträdande roll de senaste åren. Det tror vi på Attityd har en stor betydelse för framgångsrika projekt! Läs om vad en styrgrupp är och gör samt vikten av att snabbspola tillit.
Vad är en styrgrupp?
Grundläggande kan man säga att Styrgruppen ansvarar för att projektet har de bästa förutsättningarna för att lyckas och genomföras på ett tillfredsställande sätt. Detta innebär att Styrgruppen inte bara ska ses som goda stöttepelare till projektledare och projektgrupp utan aktivt delta och arbeta för ett lyckat projekt. Många jämför ett projekts styrgrupp med ett företags styrelse. Likt en styrelse är styrgruppen inte passiv utan aktiv och fattar långsiktigt viktiga beslut för projektet, men lägger sig inte i det operativa – det ska lämnas åt projektgruppen.
Vad gör en styrgrupp?
Styrgruppen är en viktig del i styrningen av ett projekt och ska ses som ett stöd till projektledaren och bör syfta till att säkerställa att projektets aktiviteter leder mot målen till fastställd budget. Styrgruppen bör även vara finansiärens primära källa för att hålla sig underrättad om projektets framdrift och vid behov agera för att nå de uppsatta målen. Vanliga ansvarsområden för en styrgrupp är att:
- Följa upp projektets resultat
- Agera ambassadörer för projektet och förankra projektet hos olika intressenter
- Arbeta för projektets bästa (inte för sin egen avdelning/verksamhet)
- Underlätta för projektet – eliminerar hinder
- Stötta projektledaren och beställaren
- Göra beställaren/finansiären uppmärksam på eventuella bristfälliga beslutsunderlag
- Omvärldsbevaka i organisationen för andra projekt eller satsningar vilka kan ha beröringspunkter till projektet.
Att snabbspola tillit
Men hur skapar man förutsättningar för en styrgrupp till att kunna och vilja leva upp till förväntningarna, och att de ska bli en viktig part i projektet – att projektet möjliggör en transparent och inkluderande organisation där samtliga inblandade parter upplevs, och de facto, är en del av projektet. Det som Carin Grääs, delägare i Attityd i Karlstad, menar är det mest grundläggande för fungerande styrning är att det är högt i tak och att ta tid till att lära känna varandra – både inom styrgruppen och mellan styrgrupp och projektgrupp. På något sätt måste man finna vägar till att snabbspola tilliten.
”Det är viktigt att man lägger tid på att lära känna varandra i styrgruppen, för det tar tid innan man lär känna varandra. Man måste bygga för att skapa tillit i gruppen, för att få det öppna och transparenta klimatet. Alla ska känna sig fria att kunna prata om de problem och utmaningar som finns för att därigenom skapa förutsättningar för att kunna fatta beslut. Man ska inte låtsas att det är bättre än vad det är. Man måste ha frihet att kunna säga ”Det här går inte alls som vi har tänkt oss” så att det finns möjlighet att styra om och ta hjälp. Projektledaren ska inte behöva känna att de ska lösa allting själva, det ska finnas ett klimat, ett tillåtande klimat att ta upp problem och misslyckanden, så att man har ett lärande i projektet.”
Det informella måste få ta plats
På ett sätt är det viktigaste tipset att hitta vägar till att snabbspola tilliten mellan individerna som är i projektet. Att träffas rent jobbmässigt är bra, men fikarasterna däremellan tillför otroligt mycket. Att ha möten lunch-till-lunch där man planerar in tid till andra aktiviteter, utanför arbetsuppgifterna tillför mer än man tror till om samarbetet och projektet blir lyckat eller inte. När man förstår vikten av det informella kommer positiva spill-off-effekter där man har mycket att vinna – det informella måste få ta plats. Carin Grääs på Attityd i Karlstad, som har lång erfarenhet i det värmländska projektlandskapet ser en positiv förändring där många fler projekt använder sig av alla parters kompetenser, även den som finns i styrgruppen.
”Det är det jag tycker att de gör så bra i t.ex. STIVI [Steg för innovation i värmländsk industri] som Stål&Verkstad driver, de har några dagar om året som de kallar styrelsedagar, då de åker på studiebesök till olika kommuner och träffar deras tjänstemän och politiska företrädare. Tillsammans åker de ut och besöker ett eller två lokala företag. På så vis får styrelsen direktkontakt med målgruppen och det blir också ett sätt att sätta politiskt fokus på branschen, i detta fall tillverkande industri. Klustret får insikt i vilka frågor som är viktiga för företagen och samtidigt så lyfts det företaget upp för kommuntjänstemän och politiker. I STIVI är styrgruppen också klustrets styrelse, men det är inte helt ovanligt att styrelsen utgör styrgrupp för ett projekt. Om inte annat kan andra styrgrupper dra lärdom av det arbetssättet.”